Définition de la data room
En M&A, la data room est un espace de consultation sécurisé où sont stockés tous les documents relatifs à l'entreprise en vente. Historiquement physique (une salle avec des classeurs), elle est aujourd'hui quasi exclusivement virtuelle (VDR — Virtual Data Room) : une plateforme en ligne chiffrée avec contrôle d'accès, traçabilité des consultations et gestion des permissions.
Contenu type d'une data room PME
Documents financiers
- Bilans et comptes de résultat (3 à 5 derniers exercices)
- Situations intermédiaires récentes
- Budget et prévisionnel
- Détail du BFR et de la dette nette
- Rapports du commissaire aux comptes
Documents juridiques
- Statuts, K-bis, PV d'assemblées
- Contrats commerciaux majeurs (top 10 clients/fournisseurs)
- Baux commerciaux
- Litiges en cours
Documents RH
- Organigramme et fiches de poste
- Masse salariale détaillée
- Conventions collectives
- Contrats des dirigeants et clauses spéciales
Documents fiscaux et réglementaires
- Dernières déclarations fiscales
- Contrôles fiscaux et URSSAF passés
- Autorisations et licences
Exemple concret
Une PME de 8M€ de CA prépare sa data room en 3 semaines avec l'aide de son conseil M&A. 450 documents sont organisés en 12 sections sur une VDR (Datasite). L'accès est ouvert en 3 phases : d'abord les données financières clés, puis les contrats, enfin les détails RH et fiscaux. La traçabilité révèle que l'acquéreur retenu a consulté 780 pages en 6 semaines.
Points de vigilance
- Préparer tôt : une data room incomplète ou désorganisée ralentit la due diligence et érode la confiance de l'acquéreur
- Contrôler les accès : utiliser des permissions granulaires, watermarking des documents, et désactiver les téléchargements si nécessaire
- Mettre à jour en continu : ajouter les réponses aux Q&A et les documents complémentaires demandés
FAQ
Combien coûte une data room virtuelle ?
Pour une PME, comptez entre 3 000 et 15 000€ pour une VDR professionnelle (Datasite, Intralinks, Ansarada) sur la durée du processus. Certains conseils en M&A incluent la VDR dans leurs honoraires.
Peut-on utiliser un simple Google Drive ?
C'est déconseillé pour une cession sérieuse. Les VDR professionnelles offrent la traçabilité, le contrôle d'accès granulaire et la sécurité attendus par les acquéreurs et leurs conseils.
